Танд их хэмжээний өгөгдөл байгаа үед таны ажлын дэвтэрт зөв эрэмбэлэгдээгүй бол маш их ачаалалтай байж болно. Илүү бүтээмжтэй болж, хүснэгтээ удирдахад хялбар болгохын тулд Excel дээр өгөгдлийг ангилах янз бүрийн аргуудыг сур.
Энэ нийтлэл дэх заавар нь Excel 2019, 2016, 2013, 2010-д хамаарна; Microsoft 365-д зориулсан Excel, Excel Online, Mac-д зориулсан Excel.
Ангилах өгөгдлийг сонгоно уу
Өгөгдлийг эрэмбэлэхийн өмнө Excel яг эрэмбэлэх мужийг мэдэх шаардлагатай. Өгөгдлийг дараах нөхцлийг хангасан тохиолдолд Excel нь холбогдох өгөгдлийн хэсгүүдийг сонгоно:
- Холбогдох өгөгдлийн хэсэгт хоосон мөр, багана байхгүй байна.
- Хоосон мөр болон багана нь холбогдох өгөгдлийн хэсгүүдийн хооронд байна.
Excel нь өгөгдлийн талбарт талбарын нэр байгаа эсэхийг тодорхойлж, эрэмбэлэх бүртгэлээс мөрийг хасдаг. Excel-д эрэмбэлэх мужаа сонгохыг зөвшөөрөх нь эрсдэлтэй, ялангуяа шалгахад хэцүү их хэмжээний өгөгдөлтэй байж болно.
Өгөгдлийг зөв сонгосон эсэхийг шалгахын тулд эрэмбэлэхээс өмнө мужийг тодруулна уу. Хэрэв ижил мужийг дахин дахин эрэмбэлэх бол түүнд нэр өгөх нь хамгийн сайн арга юм.
Excel дээр эрэмбэлэх түлхүүр болон эрэмбэлэх дараалал
Эрэмбэлэхийн тулд эрэмбэлэх түлхүүр болон эрэмбэлэх дарааллыг ашиглах шаардлагатай. Эрэмбэлэх түлхүүр нь таны эрэмбэлэхийг хүсэж буй багана эсвэл баганад байгаа өгөгдөл бөгөөд баганын гарчиг эсвэл талбарын нэрээр тодорхойлогддог. Доорх зурган дээр Оюутны ID, Нэр, Нас, Хөтөлбөр, Эхэлсэн сар зэргийг эрэмбэлэх боломжтой.
Өгөгдлийг хурдан эрэмбэлэх
Шуурхай эрэмбэлэхийн тулд эрэмбэлэх товчлуурыг агуулсан баганаас нэг нүдийг сонгоно уу. Дараа нь өгөгдлийг хэрхэн эрэмбэлэхээ сонгоно уу. Үүнд:
- Ангилах товчлуур агуулсан баганаас нүдийг сонгоно уу.
- Нүүр-г сонгоно уу.
- Эрэмбэлэх сонголтуудын унадаг цэсийг нээхийн тулд Эрэмбэлэх, шүүх-г сонгоно уу.
- Өгөгдлөө хэрхэн ангилахаа сонгоно уу. Өсөх эсвэл буурах дарааллыг сонгоно уу.
Ангилах & Шүүлтүүрийг ашиглах үед унадаг жагсаалтын эрэмбэлэх дарааллын сонголтууд нь сонгосон муж дахь өгөгдлийн төрлөөс хамаарч өөрчлөгддөг. Текст өгөгдлийн хувьд А-аас Я хүртэл эрэмбэлэх, Z-ээс A хүртэл эрэмбэлэх сонголтууд. Тоон өгөгдлийн хувьд жижигээс томд эрэмбэлэх, Томоос жижиг рүү эрэмбэлэх сонголтууд.
Excel дээр олон баганыг эрэмбэлэх
Өгөгдлийн нэг баганад тулгуурлан хурдан эрэмбэлэхээс гадна Excel-ийн захиалгат эрэмбэлэх функц нь олон эрэмбэлэх товчлуурыг тодорхойлж олон баганаар эрэмбэлэх боломжийг олгодог. Олон баганатай эрэмбэлэх үед эрэмбэлэх харилцах цонхны баганын гарчгийг сонгох замаар эрэмбэлэх товчлууруудыг тодорхойлно.
Шуурхай эрэмбэлэхийн нэгэн адил эрэмбэлэх товчлуурууд нь эрэмбэлэх түлхүүр агуулсан хүснэгтийн баганын гарчиг эсвэл талбарын нэрийг тодорхойлох замаар тодорхойлогддог.
Олон багана дээр эрэмбэлэх жишээ
Доорх жишээнд A2-ээс E12 хүртэлх өгөгдлүүдийг өгөгдлийн хоёр багана дээр эрэмбэлсэн. Өгөгдлийг эхлээд нэрээр нь дараа нь насаар нь ангилдаг.
Олон баганыг эрэмбэлэхийн тулд:
- Ангилах нүднүүдийн мужийг тодруулна уу. Энэ жишээнд A2-ээс E12 хүртэлх нүднүүдийг сонгосон.
- Нүүр-г сонгоно уу.
- Унадаг жагсаалтыг нээхийн тулд Ангилах, шүүх-г сонгоно уу.
- Эрэмбэлэх харилцах цонхыг нээхийн тулд Захиалгат эрэмбэлэх-г сонгоно уу.
- Миний өгөгдөлд толгой хэсэг байна-ийн хажууд тэмдэг тавь.
- Багана гарчгийн доор Эрэмбэлэх доош сумыг сонгоод доош унах жагсаалтаас Нэр-г сонгоод эхлээд өгөгдлийг эрэмбэлнэ үү. Нэрийн баганаар.
- Эрэмбэлэх хэсэгт байгаа тохиргоог Cell Values гэж үлдээнэ үү. Ангилал нь хүснэгтийн бодит өгөгдөл дээр үндэслэсэн болно.
- Захиалгын гарчгийн доор доош сумыг сонгоод, Нэрийн өгөгдлийг буурах дарааллаар эрэмбэлэхийн тулд Z-аас A-г сонгоно уу.
- Хоёр дахь эрэмбэлэх сонголтыг нэмэхийн тулд Төвшин нэмэх-г сонгоно уу.
- Баганын гарчгийн доор Дараа нь доош сумаар-г сонгоод Нас-г сонгоод давхардсан нэртэй бичлэгүүдийг Нас баганаар эрэмбэлнэ.
- Захиалгын гарчигийн доор унадаг жагсаалтаас Томоос хамгийн жижиг-г сонгоод Насны өгөгдлийг буурах дарааллаар эрэмбэлнэ үү.
- Харилцах цонхыг хааж, өгөгдлийг ангилахын тулд OK-г сонгоно уу.
Доорх жишээнд үзүүлсэн хоёр дахь эрэмбэлэх түлхүүрийг тодорхойлсны үр дүнд Нэр талбарт ижил утгатай хоёр бичлэгийг Насны талбарыг ашиглан буурах дарааллаар эрэмбэлсэн. Үүний үр дүнд оюутан Вилсон Ж., 21 настай, Уилсон П.-ийн дээд амжилтаас өмнө байсан, 19 настай.
Эхний мөр: Баганын гарчиг эсвэл өгөгдөл
Дээрх жишээнд эрэмбэлэхээр сонгосон өгөгдлийн мужид өгөгдлийн эхний эгнээний дээрх баганын гарчиг багтсан. Энэ мөр нь дараагийн мөрүүдийн өгөгдлөөс өөр өгөгдлийг агуулна. Excel эхний мөрөнд баганын гарчиг агуулж байгааг тодорхойлж, эрэмбэлэх харилцах цонхны боломжтой сонголтуудыг тохируулсан.
Excel нь мөр баганын гарчиг агуулсан эсэхийг тодорхойлохын тулд форматыг ашигладаг. Дээрх жишээнд баганын гарчиг нь бусад мөрийн өгөгдлөөс өөр фонт байна.
Хэрэв эхний мөрөнд гарчиг агуулаагүй бол Excel нь эрэмбэлэх харилцах цонхны Баганын сонголтын сонголт болгон баганын үсгийг (D багана эсвэл E багана) ашигладаг.
Excel эхний мөр нь гарчгийн мөр мөн эсэхийг тодорхойлохын тулд энэ ялгааг ашигладаг. Хэрэв Excel алдаа гаргавал, эрэмбэлэх харилцах цонхонд энэ автомат сонголтыг хүчингүй болгох "Миний өгөгдөлд толгойтой" гэсэн нүд байх болно.
Excel дээр өгөгдлийг огноо эсвэл цагаар эрэмбэлэх
Текст өгөгдлийг цагаан толгойн дарааллаар эсвэл тооноос томоос жижиг рүү эрэмбэлэхээс гадна Excel-ийн эрэмбэлэх сонголтууд нь огнооны утгыг эрэмбэлэхийг агуулдаг. Огноогоор эрэмбэлэх боломжтой захиалгад:
- Өсөх дараалал: Хуучинаас хамгийн сүүлд.
- Буурах дараалал: Хамгийн шинэээс хамгийн хуучин хүртэл.
Түргэн эрэмбэлэх ба эрэмбэлэх харилцах цонх
Дээрх жишээнд Зээл авсан огноо гэх мэт тоон өгөгдөл болгон форматлагдсан огноо, цагийг нэг багана дээр эрэмбэлэхийн тулд хурдан эрэмбэлэх аргыг ашиглана. Огноо, цагийн олон багана бүхий эрэмбэлэхийн тулд тоо эсвэл текст өгөгдлийн олон баганыг эрэмбэлэхтэй ижил аргаар эрэмбэлэх харилцах цонхыг ашиглана уу.
Огноогоор эрэмбэлэх Жишээ
Хамгийн эртнийхээс шинэ рүү өсөх дарааллаар огноогоор хурдан эрэмбэлэхийн тулд:
- Ангилах нүднүүдийн мужийг тодруулна уу. Дээрх жишээг дагахын тулд G2-оос K7 хүртэлх нүднүүдийг тодруулна уу.
- Нүүр-г сонгоно уу.
- Унадаг жагсаалтыг нээхийн тулд Ангилах, шүүх-г сонгоно уу.
- Эрэмбэлэх харилцах цонхыг нээхийн тулд Захиалгат эрэмбэлэх-г сонгоно уу.
- Багана гарчгийн доор байгаа Ангилах доош сумыг сонгоод Зээлсэн-г сонгоод эхлээд зээлсэн огноогоор нь эрэмбэлнэ үү.
- Ангилах зүйл гарчигнаас Үүрэн утгууд-г сонгоно уу. Ангилал нь хүснэгтийн бодит өгөгдөл дээр үндэслэсэн болно.
- Эрэмбэлэх гэсэн гарчгийн доор унадаг жагсаалтаас Хамгийн хуучинаас хамгийн шинэ рүү-г сонгоно уу.
- Харилцах цонхыг хааж өгөгдлийг ангилахын тулд харилцах цонхноос OK-г сонгоно уу.
Хэрэв огноогоор эрэмбэлэх үр дүн санаснаар гарахгүй бол эрэмбэлэх товчлуурыг агуулсан баганад байгаа өгөгдөл нь тоогоор биш текст өгөгдөл хэлбэрээр хадгалагдсан огноо, цагийг агуулж болно (огноо, цаг нь зүгээр л форматлагдсан тооны өгөгдөл юм)).
Холимог өгөгдөл болон хурдан эрэмбэлэх
Шуурхай эрэмбэлэх аргыг ашиглах үед текст болон тоон өгөгдөл агуулсан бичлэгүүдийг хооронд нь хольсон тохиолдолд Excel нь эрэмбэлэгдсэн жагсаалтын доод хэсэгт текст өгөгдөлтэй бичлэгүүдийг байрлуулснаар тоо болон текст өгөгдлийг тусад нь эрэмбэлдэг.
Excel нь эрэмбэлэх илэрцэд баганын гарчигуудыг багтааж, өгөгдлийн хүснэгтийн талбарын нэрээр биш зөвхөн өөр нэг текст өгөгдлийн мөр гэж тайлбарлаж болно.
Ангилах боломжтой анхааруулга
Хэрэв Эрэмбэлэх харилцах цонхыг нэг багана дээр эрэмбэлэхдээ ч ашигласан бол Excel нь танд текст хэлбэрээр хадгалагдсан өгөгдөлтэй тулгарсан тухай сэрэмжлүүлсэн мессежийг үзүүлж, танд дараах сонголтыг өгөх болно:
- Тоо шиг харагдах бүх зүйлийг тоо болгон эрэмбэлэх.
- Текст болгон хадгалсан тоо болон тоог тусад нь эрэмбэлэх.
Хэрэв та эхний сонголтыг сонговол Excel текст өгөгдлийг эрэмбэлэх үр дүнгийн зөв байршилд байрлуулахыг оролдоно. Хоёрдахь сонголтыг сонгоод Excel нь хурдан эрэмбэлэхтэй адил текст мэдээлэл агуулсан бичлэгүүдийг эрэмбэлэх үр дүнгийн доод хэсэгт байрлуулна.
Excel дээр өгөгдлийг долоо хоногийн өдрүүдээр эсвэл сараар эрэмбэлэх
Мөн Excel-ийн бөглөх бариулыг ашиглан ажлын хуудсанд өдөр, сар нэмэхэд ашигладаг ижил захиалгат жагсаалтын дагуу та өгөгдлийг долоо хоногийн өдрүүд эсвэл жилийн сараар эрэмбэлэх боломжтой. Эдгээр жагсаалт нь цагаан толгойн үсгийн дарааллаар бус өдөр, сараар эрэмбэлэх боломжийг олгодог.
Бусад эрэмбэлэх сонголтуудын нэгэн адил захиалгат жагсаалтаар эрэмбэлэх утгыг өсөх (Ням-Бямба, 1-р сараас 12-р сар) эсвэл буурах дарааллаар (Бямба-Ням эсвэл 12-р сараас 1-р сар хүртэл) харуулах боломжтой.
Дээрх зурган дээр А2-аас E12 хүртэлх өгөгдлийн түүврийг жилийн сараар эрэмбэлэхийн тулд дараах алхмуудыг хийсэн:
- Ангилах нүднүүдийн мужийг тодруулна уу.
- Нүүр-г сонгоно уу.
- Унадаг жагсаалтыг нээхийн тулд Ангилах, шүүх-г сонгоно уу.
- Эрэмбэлэх харилцах цонхыг нээхийн тулд Захиалгат эрэмбэлэх-г сонгоно уу.
- Баганын гарчгийн доор унадаг жагсаалтаас Сарын эхлэл-г сонгоно уу.
- Эрэмбэлэх гарчиг доор Cell Values-г сонгоно уу. Ангилал нь хүснэгтийн бодит өгөгдөл дээр үндэслэсэн болно.
- Захиалгын гарчгийн доор байрлах өгөгдмөл А-аас Я хүртэлх сонголтын хажууд байгаа доош сумыг сонгоод доош унадаг цэсийг нээнэ үү.
- Захиалгат жагсаалтын харилцах цонхыг нээхийн тулд Тусгай жагсаалт-г сонгоно уу.
- Харилцах цонхны зүүн талын цонхноос 1, 2, 3, 4-р сар-г сонгоно уу.
- OK-г сонгоод сонголтоо баталгаажуулаад Sort the dialog box руу буцна уу.
- Сонгосон жагсаалт (1, 2, 3, 4-р сар) нь Захиалгын гарчиг дор харагдана.
- Харилцах цонхыг хааж, өгөгдлийг жилийн сараар эрэмбэлэхийн тулд OK-г сонго.
Өгөгдмөлөөр, захиалгат жагсаалтууд нь Custom Liists харилцах цонхонд зөвхөн өсөх дарааллаар харагдана. Хүссэн жагсаалтаа сонгосны дараа өгөгдлийн жагсаалтыг ашиглан буурах дарааллаар эрэмбэлэхийн тулд:
- Унадаг цэсийг нээхийн тулд 1, 2, 3, 4-р сар зэрэг гарч ирсэн жагсаалтын хажууд байрлах доош сумыг сонго.
- Цэснээс 12, 11, 10, 9-р сар гэх мэт буурах дарааллаар харагдах захиалгат жагсаалтын сонголтыг сонгоно уу.
- Өгөгдлийн жагсаалтыг ашиглан буурах дарааллаар эрэмбэлэхийн тулд OK дээр дарна уу.
Excel дээр баганыг дахин эрэмбэлэхийн тулд мөрөөр эрэмбэлэх
Өмнөх эрэмбэлэх сонголтуудын дагуу өгөгдлийг ихэвчлэн баганын гарчиг эсвэл талбарын нэрийг ашиглан эрэмбэлдэг. Үр дүн нь бүх мөр эсвэл өгөгдлийн бүртгэлийг дахин эрэмбэлэх явдал юм. Excel-ийн бага мэддэг, тиймээс бага ашиглагддаг эрэмбэлэх сонголт бол мөрөөр эрэмбэлэх бөгөөд энэ нь ажлын хуудасны баганын дарааллыг зүүнээс баруун тийш өөрчлөх нөлөөтэй.
Мөрөөр эрэмбэлэх нэг шалтгаан нь өгөгдлийн өөр өөр хүснэгтүүдийн хооронд баганын дарааллыг тааруулах явдал юм. Багануудыг зүүнээс баруун тийш ижил дарааллаар байрлуулснаар бүртгэлийг харьцуулах эсвэл хүснэгт хооронд өгөгдлийг хуулж зөөхөд хялбар болно.
Баганын захиалгыг өөрчлөх
Гэсэн хэдий ч утгуудын өсөх, буурах эрэмбийн сонголтуудын хязгаарлалттай тул багануудыг зөв дарааллаар нь оруулах нь маш ховор. Ихэвчлэн тусгайлан эрэмбэлэх дарааллыг ашиглах шаардлагатай байдаг бөгөөд Excel нь нүд, үсгийн өнгөөр эсвэл нөхцөлт форматлах дүрсээр эрэмбэлэх сонголтыг агуулдаг.
Excel-д баганын дарааллыг хэлэх хамгийн хялбар арга бол баганын дарааллыг зүүнээс баруун тийш харуулсан тоонуудыг агуулсан өгөгдлийн хүснэгтийн дээр эсвэл доор мөр нэмэх явдал юм. Дараа нь мөрөөр эрэмбэлэх нь багануудыг тоонууд агуулсан мөрөөр нь хамгийн жижигээс томд нь эрэмбэлэх энгийн асуудал болж хувирна.
Ангилал хийж дууссаны дараа нэмсэн тооны мөрийг амархан устгах боломжтой.
Мөрөөр эрэмбэлэх Жишээ
Excel-ийн эрэмбэлэх сонголтуудын энэ цувралд ашигласан өгөгдлийн түүвэрт оюутны ID багана үргэлж зүүн талд, дараа нь Нэр, дараа нь Нас байна.
Энэ тохиолдолд дээрх зурагт үзүүлсэн шиг багануудыг дахин эрэмбэлэхийн тулд ажлын хуудсыг бэлтгэхийн тулд баганууд дээр тоо нэмсэн бөгөөд ингэснээр хөтөлбөрийн багана зүүн талд эхлээд, дараа нь Сар, Нэр, Нас, болон оюутны үнэмлэх.
Баганын дарааллыг хэрхэн өөрчлөхийг эндээс үзнэ үү:
- Талбайн нэрийг агуулсан мөрийн дээгүүр хоосон мөр оруулна уу.
- Энэ шинэ мөрөнд зүүнээс баруун тийш А баганаас эхлэн дараах тоог оруулна уу: 5, 3, 4, 1, 2.
- Ангилах мужийг тодруулна уу. Энэ жишээнд A2-аас E13 хүртэлх хэсгийг тодруулна уу.
- Нүүр-г сонгоно уу.
- Унадаг жагсаалтыг нээхийн тулд Ангилах, шүүх-г сонгоно уу.
- Эрэмбэлэх харилцах цонхыг нээхийн тулд Захиалгат эрэмбэлэх-г сонгоно уу.
- Ангилах сонголтын харилцах цонхыг нээхийн тулд Сонголтууд-г сонгоно уу.
- Зориулалт хэсгээс Зүүнээс баруун тийш эрэмбэлэх-г сонгон ажлын хуудсан дээрх баганын дарааллыг зүүнээс баруун тийш эрэмбэлнэ үү.
- Эрэмбэлэх сонголтуудын харилцах цонхыг хаахын тулд OK-г сонгоно уу.
- Баримтлалыг өөрчилснөөр Эрэмбэлэх харилцах цонхны Баганын гарчиг Мөр болж өөрчлөгдөнө.
- Доошоо эрэмбэлэх-г сонгоод Мөр 2-г сонго. Энэ бол захиалгат дугааруудыг агуулсан мөр юм.
- Эрэмбэлэх гарчиг доор Cell Values-г сонгоно уу.
- Захиалгын гарчгийн доор унадаг жагсаалтаас Хамгийн жижигээс хамгийн том гэснийг сонгоод 2-р эгнээний тоог өсөх дарааллаар эрэмбэлнэ үү.
- Харилцах цонхыг хаахын тулд OK-г сонгоод 2-р эгнээний тоогоор зүүнээс баруун тийш багануудыг эрэмбэлэх.
- Багануудын дараалал нь Хөтөлбөрийн дараа Сарын эхлэл, Нэр, Нас, Оюутны ID-аас эхэлдэг.
Баганыг дахин эрэмбэлэхийн тулд Excel-ийн захиалгат эрэмбэлэх сонголтыг ашиглана уу
Excel-ийн Эрэмбэлэх харилцах цонхонд захиалгат эрэмбэлэх боломжтой хэдий ч ажлын хуудасны баганыг дахин эрэмбэлэх үед эдгээр сонголтуудыг ашиглахад амаргүй. Эрэмбэлэх харилцах цонхны захиалгат эрэмбэ үүсгэх сонголтууд нь өгөгдлийг нүдний өнгө, үсгийн өнгө, дүрсээр эрэмбэлэх явдал юм.
Багана бүрт өөр өөр фонт эсвэл нүдний өнгө зэрэг өвөрмөц форматыг ашиглаагүй бол багана бүрийн дарааллыг өөрчлөхийн тулд тухайн форматыг нэг мөрийн нүднүүдэд нэмэх шаардлагатай.
Жишээ нь, фонтын өнгийг ашиглан багануудыг дахин эрэмблэхийн тулд:
- Талбарын нэр тус бүрийг сонгоод үсгийн өнгийг өөрчил. Жишээлбэл, Хөтөлбөрийг улаан болгож, Сарын эхлэлийг ногоон болгож, Нэрийг цэнхэр болгож, Насыг улбар шар болгож, Оюутны үнэмлэхийг нил ягаан болгож өөрчилнө үү.
- Ангилах харилцах цонхноос Эрэмбэлэх-г сонгоод Мөр 2-г сонгоно уу.
- Эрэмбэлэх гарчиг доор Үсгийн өнгө-г сонгоно уу.
- Захиалгын гарчгийн доор талбарын нэрсийн өнгөний дарааллыг хүссэн баганын дараалалд тохируулан гараар тохируулна уу.
- Ангилсаны дараа талбарын нэр бүрийн үсгийн өнгийг шинэчилнэ үү.
