Excel-д SQL Server болон Microsoft Access зэрэг өгөгдлийн сангийн харилцааны өгөгдлийн сангийн программуудын өгөгдөл удирдах чадвар байхгүй. Гэхдээ түүний хийж чадах зүйл бол өгөгдлийн удирдлагын шаардлагыг хангадаг энгийн мэдээллийн сан юм.
Excel дээр өгөгдлийг ажлын хуудасны мөр, багануудыг ашиглан эмх цэгцтэй болгодог. Хүснэгтийн функц нь өгөгдлийг оруулах, засах, удирдахад хялбар болгодог.
Эдгээр заавар нь Excel-ийн 2019, 2016, 2013, 2010 хувилбарууд болон Microsoft 365-д зориулсан Excel-д хамаарна.
Мэдээллийн сангийн нөхцөл: Бичлэг, талбар
Мэдээллийн сан нь нэг буюу хэд хэдэн компьютерийн файлд хадгалагдсан холбогдох мэдээллийн цуглуулга юм. Ихэнхдээ өгөгдлийг хялбархан шинэчлэх, эрэмбэлэх, засах, шүүж болохуйц байдлаар хүснэгт болгон зохион байгуулдаг.
Excel гэх мэт энгийн мэдээллийн сан нь нэг сэдвийн талаарх бүх мэдээллийг нэг хүснэгтэд хадгалдаг. Харин харилцааны өгөгдлийн сан нь өөр өөр сэдвүүдийн талаарх мэдээллийг агуулсан олон хүснэгтээс бүрддэг.
Бичлэг
Өгөгдлийн сангийн нэр томъёонд бичлэг нь мэдээллийн сан дахь тодорхой нэг объектын талаарх бүх мэдээлэл эсвэл өгөгдлийг агуулна. Excel-д ажлын хуудасны нүд бүр нэг мэдээлэл эсвэл утгыг агуулна.
Талбарууд
Утасны дугаар эсвэл гудамжны дугаар зэрэг мэдээллийн сангийн бүртгэл дэх мэдээллийн зүйл бүрийг талбар гэж нэрлэдэг. Excel-д ажлын хуудасны бие даасан нүднүүд талбар болж үйлчилдэг, учир нь нүд бүр нь объектын талаарх ганц мэдээллийг агуулж болно.
Талбарын нэр
Өгөгдлийн санг зохион байгуулах нь маш чухал бөгөөд ингэснээр та тодорхой мэдээллийг олохын тулд өгөгдлийг ангилж, шүүж болно. Талбайн нэр гэгддэг баганын гарчиг нэмэх нь бичлэг бүрт ижил дарааллаар өгөгдөл оруулахад хялбар болгодог.
Жишээ мэдээллийн сан
Дээрх зурган дээр сурагч бүр хүснэгтэд тэдний талаарх боломжтой бүх мэдээллийг агуулсан тусдаа мөртэй байна.
Дараалсан нүд бүр нь нэг мэдээлэл агуулсан талбар юм. Толгойн мөр дэх талбарын нэрс нь нэр, нас гэх мэт тодорхой сэдвийн бүх өгөгдлийг бүх оюутнуудын нэг баганад хадгалснаар өгөгдлийг эмх цэгцтэй байлгахад тусалдаг.
Excel-н Мэдээллийн удирдлагын хэрэгслүүд
Үүнээс гадна Microsoft Excel-ийн хүснэгтэд хадгалагдсан асар их хэмжээний өгөгдөлтэй ажиллахад хялбар болгож, тэдгээрийг сайн нөхцөлд байлгахад туслах хэд хэдэн мэдээллийн хэрэгсэлтэй.
Бүртгэлийн маягт ашиглах
Тэдгээр хэрэгслүүдийн нэг нь өгөгдлийн маягт юм. Та үүнийг 32 хүртэлх талбар эсвэл багана агуулсан хүснэгтээс бичлэг олох, засах, оруулах, устгахад ашиглаж болно.
Өгөгдмөл маягт нь хэрэглэгчдэд бүртгэлийг зөв оруулахын тулд талбарын нэрсийн жагсаалтыг хүснэгтэд дарааллаар нь агуулна. Талбарын нэр бүрийн хажууд өгөгдлийн талбаруудыг оруулах, засварлах зориулалттай текст хайрцаг байна.
Захиалгат маягт үүсгэх боломжтой ч өгөгдмөл маягтыг үүсгэх, ашиглах нь ихэвчлэн шаардлагатай байдаг.
Давхардсан өгөгдлийн бүртгэлийг устгах
Бүх өгөгдлийн сангийн нийтлэг асуудал бол өгөгдлийн алдаа юм. Энгийн зөв бичгийн алдаа эсвэл өгөгдлийн талбар дутуу зэргээс гадна өгөгдлийн хүснэгтийн хэмжээ томрох тусам давхардсан өгөгдлийн бүртгэл нь санаа зовоож болзошгүй.
Эдгээр давхардсан бүртгэлийг устгахад Excel-ийн өөр өгөгдлийн хэрэгслийг ашиглаж болно - яг эсвэл хэсэгчилсэн хуулбар.
Excel дээр өгөгдлийг эрэмбэлэх
Эрэмбэлэх гэдэг нь хүснэгтийг овог нэрээр нь цагаан толгойн дарааллаар эсвэл хамгийн хөгшнөөс залуу хүртэл он цагийн дарааллаар эрэмбэлэх гэх мэт тодорхой шинж чанарын дагуу өгөгдлийг дахин зохион байгуулахыг хэлнэ.
Excel-ийн эрэмбэлэх сонголтуудад нэг буюу хэд хэдэн талбараар эрэмбэлэх, огноо, цаг гэх мэт захиалгат эрэмбэлэх, хүснэгтийн талбаруудыг дахин эрэмбэлэх боломжтой мөрөөр эрэмбэлэх зэрэг орно.
