Юу мэдэх вэ
- Эхлээд өгөгдлийг нэг Excel хуудас болгон зохион байгуул.
- Дараа нь Word програмаас Мэйл илгээх > Мэйл нэгтгэхийг эхлүүлэх > төрлийг сонгоно уу. Мэйл > Хүлээн авагчийг сонгох > Байгаа жагсаалтыг ашиглах > Хүснэгтийг нээх.
- Эцэст нь Захидал > Нэгтгэх талбар оруулах руу орж Word дээрх талбаруудыг нэгтгэнэ үү. Талбар сонгоод Insert дарна уу.
Энэ нийтлэлд Microsoft Word болон Excel-ийн захидал нэгтгэх функцийг Word баримтаас текстийг хүснэгт гэх мэт өгөгдлийн эх баримт бичигтэй нэгтгэхийн тулд хэрхэн ашиглахыг тайлбарласан болно. Энэ нийтлэл дэх заавар нь Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010-д зориулсан Word-д хамаарна.
Мэйл нэгтгэхэд өгөгдөл бэлтгэх
Word мэйл нэгтгэх функц нь Excel-ийн өгөгдөлтэй саадгүй ажилладаг. Та Word дээр өгөгдлийн эх үүсвэр үүсгэх боломжтой ч энэ өгөгдлийг ашиглах сонголт хязгаарлагдмал. Хэрэв та хүснэгтэд захидлын жагсаалтын өгөгдөл байгаа бол Word-ын мэдээллийн эх сурвалж руу мэдээллийг дахин оруулах шаардлагагүй.
Та Word-ын шуудан нэгтгэх функцэд ямар ч Excel ажлын хуудсыг тусгай бэлтгэлгүйгээр ашиглаж болно. Гэсэн хэдий ч захидал нэгтгэх явцад алдаа гарахаас зайлсхийхийн тулд хүснэгт дэх өгөгдлийг цэгцлэх нь зүйтэй.
Захиа нэгтгэх үйлдлийг эхлүүлэхийн өмнө хүснэгтэд хийх өөрчлөлтүүд дууссан эсэхийг шалгаарай. Нэгтгэж эхэлмэгц аливаа өөрчлөлт хийх нь захидал нэгтгэхэд алдаа гаргаж болзошгүй.
Хүснэгтийн өгөгдлийг цэгцлэх
Excel-н захидлын жагсаалтын өгөгдлийг мөр, багана болгон цэгцлээрэй. Мөр бүрийг нэг бичлэг, багана бүрийг өөрийн баримт бичигт оруулах талбар гэж бодоорой.
- Бүх өгөгдлийг нэг хуудсанд оруулах: Мэйл нэгтгэхэд ашиглах гэж буй захидлын жагсаалтын өгөгдөл нэг хуудсанд байх ёстой. Хэрэв энэ нь олон хуудсан дээр тархсан бол хуудсыг нэгтгэх эсвэл олон захидал нэгтгэх үйлдлийг гүйцэтгэнэ. Мөн ашиглах гэж буй хуудсыг нь үзэх боломжгүйгээр сонгох шаардлагатай тул хуудсыг тодорхой нэрлэсэн эсэхийг шалгаарай.
- Толгой мөр үүсгэх: Мэйл нэгтгэхэд ашиглахаар төлөвлөж буй хуудасны толгойн мөр үүсгэнэ үү. Толгойн мөр нь доорх нүднүүдийн өгөгдлийг тодорхойлох шошго агуулсан мөр юм. Excel-д өгөгдөл болон шошгыг ялгахад хялбар болгохын тулд толгойн мөрөнд өвөрмөц тод текст, нүдний хүрээ, нүдний сүүдэрийг ашиглана уу. Мөн таны сонгосон толгой хэсэг нь нэгтгэх талбарын нэртэй таарч байгаа эсэхийг шалгаарай, ингэснээр алдаа гарах магадлал багасна.
- Тоон өгөгдлийг зөв форматлах: Гудамжны дугаар, зип код зэрэг зүйлсийг нэгтгэж дууссаны дараа харагдах байдлаар нь зөв форматласан эсэхийг шалгаарай. Тоонуудыг буруу форматлах нь нэгтгэхэд алдаа гаргаж болзошгүй.
Мэйл нэгтгэх хүлээн авагчийн жагсаалтыг хэрхэн тодорхойлох вэ
Таны шуудангийн жагсаалтыг агуулсан Excel-ийн ажлын хуудсыг Word баримт бичигтэйгээ хэрхэн холбохыг эндээс үзнэ үү:
-
Word дээр имэйл нэгтгэх загвар болгон ашиглах баримтаа нээнэ үү. Энэ нь шинэ баримт бичиг эсвэл одоо байгаа баримт бичиг байж болно. Mailings > Мэйл нэгтгэхийг эхлүүлэх-г сонгоно уу.
Image -
Ажиллуулахыг хүсэж буй нэгтгэлийнхээ төрлийг сонгоно уу. Таны сонголт
- Захидал
- Имэйл мессеж
- Дугтуй
- Захидал
- Лавлах
Хэрэв та хүсвэл захидал нэгтгэх шидтэнг ашиглан захидал нэгтгэх боломжтой. Энэ жишээний хувьд бид цахим шуудангийн нэгдлийг гараар үүсгэх алхмуудыг хийх болно.
-
Дараа нь Mailings таб руу ороод Хүлээн авагчдыг сонгох > Байгаа жагсаалтыг ашиглах.
Image - Мэйлийг нэгтгэхэд бэлтгэсэн Excel файл руу шилжиж, сонгоод Нээх-г сонгоно уу.
-
Хэрэв Word танд асуувал Sheet1$ > OK-г сонгоно уу.
Хэрэв таны Excel-д баганын толгой байгаа бол Өгөгдлийн эхний мөрөнд баганын толгой байгаа нүдийг сонгоно уу.
Мэйл нэгтгэх баримт бичгийг үүсгэх эсвэл засах
Таны Excel хүснэгтийг Word дээр үүсгэж байгаа захидал нэгтгэх баримт бичигтэй холбосон тул Word баримтаа засах цаг боллоо.
Та одоогоор Excel дээрх өгөгдлийн эх сурвалждаа өөрчлөлт оруулах боломжгүй. Өгөгдөлд өөрчлөлт оруулахын тулд Excel дээр өгөгдлийн эх сурвалжийг нээхээс өмнө Word дээрх баримтыг хаа.
Баримт бичигтээ нэгтгэх талбар оруулах
Word дээр Mailings > Нэгдүүлэх талбар оруулах-г ашиглан хүснэгтээс баримт бичигт мэдээллийг татаж авна уу. Нэмэхийг хүсэж буй талбараа (нэр, овог, хот, муж болон бусад) сонгоод Insert-г сонгоно уу.
Мэйл нэгтгэх баримт бичгийг харах
Word нь баримт бичигт нэгтгэх талбар оруулахдаа өгөгдлийн эх сурвалжаас форматыг шилжүүлэхгүй. Хэрэв та налуу, тод, доогуур зураас гэх мэт форматыг ашиглахыг хүсвэл Word дээр хийгээрэй.
Талбартай баримтыг үзэхдээ форматыг ашиглахыг хүсэж буй талбарын хоёр талд байгаа давхар сумыг сонгоно уу. Баримт бичигт нэгтгэсэн өгөгдлийг харахдаа өөрчлөхийг хүссэн текстээ тодруулна уу.
Ямар ч форматын өөрчлөлт нь зөвхөн таны өөрчилсөн нэгтгэсэн баримт бичигт бус бүх нэгтгэсэн баримт бичигт хийгдэнэ.
Нэгдсэн баримт бичгийг урьдчилан харах
Нэгдсэн баримт бичгүүдийг урьдчилан харахын тулд Мэйл илгээмж > Илэрцийг урьдчилан харах руу очно уу. Энэ товчлуур нь унтраалгатай адил ажилладаг тул хэрэв та тэдгээрийн агуулагдах өгөгдлийг биш зөвхөн талбаруудыг харахыг хүсвэл дахин дарна уу.
Мэйл илгээх таб дээрх товчлууруудыг ашиглан нэгтгэсэн баримт бичгүүдийн дундуур шилжинэ үү. Тэдгээр нь зүүнээс баруун тийш: Анхны бичлэг, Өмнөх бичлэг, Бичлэг рүү очих,Дараагийн бичлэг , болон Сүүлийн бичлэг.
Баримт бичгүүдийг нэгтгэхээсээ өмнө бүгдийг зөв нийлсэн эсэхийг шалгахын тулд бүгдийг нь эсвэл аль болох олноор нь харна уу. Нэгтгэсэн өгөгдлийн эргэн тойрон дахь цэг таслал, хоорондын зайд онцгой анхаарал хандуулаарай.
Мэйл нэгтгэх баримт бичгийг дуусгах
Та баримт бичгүүдийг нэгтгэхэд бэлэн болсон үед танд хоёр сонголт байна:
- Баримт бичгийг хэвлэх: Баримт бичгүүдийг принтерт нэгтгэнэ. Хэрэв та энэ сонголтыг сонговол бичиг баримтыг ямар ч өөрчлөлтгүйгээр хэвлэгч рүү илгээнэ. Үүнийг хийхийн тулд Mailings> Finish & Merge > Баримт бичгийг хэвлэх-г сонгоно уу.
- Хувийн баримт бичгийг засах: Хэрэв та зарим эсвэл бүх баримт бичгийг хувийн болгох шаардлагатай бол (өөр нэг хувилбар бол хувийн тэмдэглэлд зориулж өгөгдлийн эх сурвалжид тэмдэглэлийн талбар нэмэх) эсвэл өөр зүйл хийх хэвлэхээсээ өмнө өөрчлөлт оруулах, бичиг баримт бүрийг тусад нь засах. Үүнийг хийхийн тулд Mailings > Finish & Merge > Хувийн баримт бичгийг засах-г сонгоно уу.
Та аль аргыг сонгохоос үл хамааран Word програмд бүх бичлэг, одоогийн бичлэг эсвэл олон тооны бичлэгүүдийг нэгтгэхийг хэлэх харилцах цонхыг харуулах болно. Хэвлэхийг хүссэн бичлэгээ сонгоод OK-г сонгоно уу.
Хэрэв та мужийг нэгтгэхийг хүсвэл нэгтгэхэд оруулах бичлэгийнхээ эхлэл болон эцсийн дугаарыг оруулаад OK-г сонгоно уу.
