Хүснэгтэнд өгөгдлийг анх удаа зөв оруулах нь хожим асуудал гарахаас зайлсхийж, Excel-ийн томьёо, диаграм зэрэг олон хэрэгсэл, функцуудыг ашиглахад хялбар болгодог. Энэхүү заавар нь Excel, Google Sheets, Open Office Calc зэрэг хүснэгтийн программуудад өгөгдөл оруулах үндсэн хийх болон болохгүй зүйлсийг багтаасан болно.
Энэ нийтлэл дэх заавар нь Excel 2019, 2016, 2013, 2010-д хамаарна; Mac-д зориулсан Excel, Microsoft 365-д зориулсан Excel болон Excel Online.
Excel Data Entry тойм
Excel ажлын хуудас нь их хэмжээний өгөгдөл хадгалдаг хүчирхэг аналитик хэрэгсэл юм. Өгөгдөл оруулах Excel-ийн шилдэг туршлагыг ашиглан таны өгөгдлийг зөв харуулж, дүн шинжилгээ хийсэн эсэхийг шалгаарай.
Эдгээр нь Excel-ийг ашиглахдаа анхаарах хамгийн чухал болон болохгүй зүйлс:
- хүснэгтээ төлөвлө.
- холбогдох өгөгдөл оруулахдаа хоосон мөр, багана бүү орхи.
- байнга хадгалж, хоёр газар хадгалаарай.
- тоонуудыг баганын гарчиг болгон бүү ашигла, өгөгдөлтэй нэгжийг бүү оруул.
- томьёонд нүдний лавлагаа болон нэрлэсэн мужийг ашиглах.
- томьёо агуулсан нүднүүдийг түгжээгүй орхиж болохгүй.
- Өгөгдлөө эрэмбэлэх хийх.
Хүснэгтээ төлөвлөөрэй
Excel-д өгөгдөл оруулахдаа бичиж эхлэхээсээ өмнө төлөвлөх нь зүйтэй. Ажлын хуудсыг хэрхэн ашиглах, түүнд агуулагдах өгөгдөл, тэдгээр өгөгдөлтэй юу хийхээ шийдээрэй. Эдгээр шийдвэр нь ажлын хуудасны эцсийн загварт ихээхэн нөлөөлнө.
Бичихийн өмнө төлөвлөх нь хүснэгтийг илүү үр дүнтэй болгохын тулд дахин зохион байгуулах шаардлагатай бол дараа нь цаг хэмнэнэ.
Excel-ийн ажлын номыг төлөвлөхдөө анхаарах зарим зүйл байна:
- Хүснэгтийн зорилго юу вэ?
- Хүснэгтэнд хэр их өгөгдөл багтах вэ?
- График шаардлагатай юу?
- Хүснэгтийг хэвлэх үү?
Доод шугам
Хүснэгтийн зорилго нь өгөгдлийн байршлыг тодорхойлдог, учир нь хамгийн чухал мэдээлэл нь харагдахуйц, хялбар хандах боломжтой байх ёстой. Хэрэв таны өгөгдөлд тооцоо шаардлагатай бол тооцоолол нь ямар томьёо, функц шаардлагатайг, томьёог хаана оруулахыг тодорхойлдог.
Хүснэгтэнд хэр их өгөгдөл багтах вэ?
Хүснэгтэнд анх орох өгөгдлийн хэмжээ, дараа нь хэр их мэдээлэл нэмэгдэх нь таны ажлын дэвтэрт шаардагдах ажлын хуудасны тоог тодорхойлно.
Энд хэдэн зөвлөгөө байна:
- Өгөгдлөө хэт их тарааж болохгүй. Өгөгдлийг хэд хэдэн ажлын хуудсанд багтаасан бол тодорхой мэдээллийг олоход хэцүү байж болно. Мөн олон ажлын хуудас эсвэл ажлын номыг хамарсан тооцоолол нь Excel-ийн гүйцэтгэлд нөлөөлдөг.
- Том ажлын хуудасны хувьд хураангуй мэдээллийг хурдан олохын тулд ажлын хуудасны доод талд биш баганын гарчгийн дээгүүр мэдэгдэхүйц баганын нийлбэрийг харуулна уу.
График шаардлагатай юу?
Хэрэв өгөгдлийг бүхэлд нь эсвэл хэсэгчлэн график эсвэл графикт ашиглах юм бол энэ нь мэдээллийн бүтцэд нөлөөлж болзошгүй.
График ашиглахдаа эдгээр шилдэг туршлагыг дагаж мөрдөөрэй:
- Графикийн төрлөөс хамааран өгөгдлийг өөрөөр бүлэглэх шаардлагатай байж магадгүй. Жишээлбэл, дугуй диаграмын хураангуй хэсэг үүсгэнэ үү.
- Том хүснэгтийн хувьд хүснэгтүүдийг тусад нь хуудсууд руу зөөж, ажлын хүснэгтүүд өгөгдөл, зургаар дарагдахгүй.
Хүснэгтийг хэвлэх үү?
Өгөгдлийг хэрхэн зохион байгуулах нь өгөгдлийг хэрхэн хэвлэхээс хамаарна. Бүх өгөгдөл хэвлэгдэх үү, эсвэл зөвхөн зарим өгөгдлүүд хэвлэгдэх үү? Өгөгдлийг босоо эсвэл хэвтээ байдлаар хэвлэх үү?
Ажлын хуудас хэвлэхдээ дараах зөвлөмжийг санаарай:
- Хэрэв ажлын хуудсыг үсгийн хэмжээтэй цаасан дээр (8.5" x 11") хөрөг хэлбэрээр хэвлэсэн бол ихэнх өгөгдлийг хэд хэдэн баганын доор мөрөнд байрлуулна. Ингэснээр гарчигнууд нэг хуудсан дээр харагдана.
- Хэрэв ажлын хуудсыг олон хуудсан дээр хэвлэсэн бол хуудас бүрийн дээд талд баганын гарчгийг хэвлэнэ үү. Баганын гарчиг нь өгөгдлийн тоймыг гаргаж, өгөгдлийг илүү хүртээмжтэй, уншихад хялбар болгоно.
- Хэрэв хэд хэдэн багана мэдээлэл хэвлэгдсэн бол бүх гарчгийг нэг хуудсанд байлгахын тулд хэвтээ байрлалыг ашиглана уу. Дахин хэлэхэд, олон хуудас шаардлагатай бол хуудас бүрийн дээд талд байгаа баганын гарчгийг хэвлэнэ үү.
- Хэрэв ажлын хуудсанд диаграм байгаа бол ажлын номыг хэвлэхээс өмнө диаграммуудыг тусдаа хуудас руу зөөнө үү.
Холбогдох өгөгдөл оруулахдаа хоосон мөр, багана бүү орхи
Өгөгдлийн хүснэгт эсвэл холбогдох өгөгдлийн муж дахь хоосон мөр, багана нь диаграм, пивот хүснэгт, тодорхой функц зэрэг Excel-ийн хэд хэдэн функцийг зөв ашиглахад хүндрэл учруулдаг.
Өгөгдөл агуулсан мөр эсвэл баганын хоосон нүднүүд хүртэл доорх зурагт үзүүлсэн шиг асуудал үүсгэж болно.
Хоосон зай байхгүй байгаа нь Excel-д эрэмбэлэх, шүүх, автомат нийлбэр зэрэг олон функцийг ашиглах үед холбогдох өгөгдлийг илрүүлэх, сонгоход тусалдаг.
Уншихад хялбар болгохын тулд өгөгдлийг задлахыг хүсвэл хүрээ эсвэл гарчиг, шошгыг форматлаарай. Өгөгдлийг ялгаж, тодруулахын тулд тод бичвэр, мөр, нүдний өнгө зэрэг визуал дохиог ашиглана уу.
Мөр, баганын өгөгдөлтэй ажиллахдаа дараах зөвлөмжийг дагана уу:
- Хүснэгтийн эхний баганын дээд талд өгөгдлийн дагуу тайлбарласан гарчгийг байрлуул.
- Хэрэв нэгээс олон өгөгдлийн цуврал байгаа бол тэдгээрийг өгөгдлийн цуврал бүрийн гарчигтай багананд (зүүнээс баруун тийш) дараалан жагсаана уу.
Доод шугам
Холбогдох өгөгдлүүдийг хамтад нь хадгалах нь чухал хэдий ч хамааралгүй мэдээллийн хүрээг салгах нь бас ашигтай. Ажлын хуудсан дээрх өөр өөр өгөгдлийн муж эсвэл бусад өгөгдлийн хооронд багана, мөрүүдийг хоосон үлдээгээрэй, ингэснээр Excel нь өгөгдлийн холбогдох муж эсвэл хүснэгтийг зөв сонгох болно.
Байнга хадгалах
Ажлаа байнга хадгалахын ач холбогдлыг хэтрүүлэн хэлж, эсвэл хэтэрхий олон удаа хэлж болохгүй. Хэрэв та Google Sheets эсвэл Excel Online зэрэг вэбд суурилсан хүснэгт ашигладаг бол хадгалах нь асуудал биш юм. Эдгээр програмуудад хадгалах сонголт байдаггүй. Үүний оронд хүснэгтийг автоматаар хадгалах функцээр таны клоуд бүртгэлд автоматаар хадгална.
Ширээний хүснэгтийн программуудын хувьд хоёроос гурван удаа өөрчилсний дараа ажлаа хадгална уу. Жишээлбэл, өгөгдөл нэмж, баганын гарчгийг форматлаж, томьёо оруулсны дараа хадгална уу. Ядаж хоёр, гурван минут тутамд ажлаа хэмнээрэй.
Компьютер болон компьютерийн програм хангамжийн тогтвортой байдал цаг хугацааны явцад эрс сайжирсан ч программ хангамж гацсаар, цахилгааны доголдол гарч, бусад хүмүүс заримдаа таны цахилгааны утсыг тасалж, залгуураас гаргана. Мөн осол гарах үед та хийсэн зүйлээ сэргээн засварлах үед өгөгдөл алдагдах нь таны ажлын ачааллыг нэмэгдүүлдэг.
Excel нь автоматаар хадгалах функцтэй бөгөөд энэ нь ихэвчлэн маш сайн ажилладаг боловч та үүнд бүрэн найдаж болохгүй. Байнга хадгалах замаар өгөгдлөө хамгаалж заншаарай.
Хадгалах товчлол
Ажлаа хадгалахын тулд хулганаа тууз руу шилжүүлж, дүрс дээр дарах шаардлагагүй. Үүний оронд гарын товчлолын хослолыг ашиглан хэмнэлт хийж заншаарай. Та ажлын хуудсаа хадгалахыг хүсвэл Ctrl+ S дарна уу.
Хоёр газар хадгалаарай
Өгөгдлөө хоёр өөр байршилд хадгалах нь бас чухал. Хоёр дахь байршил нь нөөц юм. Хамгийн сайн нөөцлөлт бол эх хувилбараас өөр байршилд байгаа нөөц юм.
Ажлын дэвтэрийнхээ нөөц хуулбарыг хадгалахдаа үүлэн бүртгэлдээ файл хадгалах талаар бодож үзээрэй. Дасгалын номыг таны компьютер болон үүлэн дээр хадгалах үед та зөвхөн үүлэн доторх нөөц хуулбартай байхаас гадна үүлэн нь илүүдэл нөөцлөлтөөр бүтээгдсэн бөгөөд энэ нь таны өгөгдлийг олон сервер дээр хадгалах болно.
Үүлэнд суурилсан нөөцлөлт
Дахин хэлэхэд нөөцлөлт хийх нь цаг хугацаа шаардсан ажил байх албагүй.
Хэрэв ажлын хуудас нь таны DVD-н жагсаалт байгаа гэх мэт аюулгүй байдлын асуудал биш бол хуулбарыг өөртөө имэйлээр илгээхэд хангалттай. Хэрэв аюулгүй байдлын асуудал байвал үүлэн хадгалах боломжтой.
Онлайн хүснэгтийн хувьд програмын эзэд серверүүдээ нөөцлөх ба үүнд хэрэглэгчийн бүх өгөгдөл багтана. Гэхдээ аюулгүй байхын тулд файлын хуулбарыг компьютер дээрээ татаж аваарай.
Тоонуудыг баганын гарчиг болгон бүү ашигла, өгөгдөлтэй нэгжийг бүү оруул
Өгөгдлөө тодорхойлохын тулд баганын дээд болон мөрийн эхэнд гарчигийг ашиглана уу. Гарчиг нь эрэмбэлэх зэрэг үйлдлүүдийг хялбаршуулна. Гэхдээ 2012, 2013 гэх мэт тоонуудыг гарчиг болгон ашиглаж болохгүй.
Дээрх зурган дээр харуулсанчлан тоо болох багана, мөрийн гарчгийг тооцоололд санамсаргүйгээр оруулж болно. Хэрэв таны томьёо нь Автомат нийлбэр гэх мэт функцийн аргументийн өгөгдлийн мужийг автоматаар сонгох функцуудыг агуулж байвал баганын гарчиг дахь тоонууд асуудал үүсгэнэ.
Ерөнхийдөө AutoMax болон AutoAverage-г багтаасан ийм функцууд эхлээд тооны баганыг хайж, дараа нь тоонуудын эгнээг зүүн тийш харна. Сонгосон мужид тоо бүхий гарчиг багтах болно.
Мөрийн гарчиг болгон ашигладаг тоонуудыг тэнхлэгийн шошго биш диаграмын муж болгон сонгосон бол өөр өгөгдлийн цуврал гэж андуурч болно.
Гарчгийн нүдн дэх тоог текст болгон форматлах эсвэл тоо бүрийн өмнө '2012, '2013 гэх мэт таслал (') тавьж текстийн шошго үүсгэнэ үү. Нүдэнд таслах тэмдэг харагдахгүй ч тоог текст өгөгдөл болгон өөрчилдөг.
Нэгжийг гарчигт байлгах
Тооны өгөгдөл бүхий нүд бүрт валют, температур, зай болон бусад нэгжийг бүү оруул. Хэрэв та үүнийг хийвэл Excel эсвэл Google Sheets таны бүх өгөгдлийг текст хэлбэрээр харах боломжтой.
Оронд нь баганын дээд хэсэгт байгаа гарчигуудад нэгжүүдийг байрлуулж тэдгээр гарчгийг текст форматтай байх ба асуудал үүсгэхгүй.
Зүүн талд байгаа текст, баруун талд байгаа тоо
Танд текст эсвэл тоон өгөгдөл байгаа эсэхийг хурдан тодорхойлох арга бол нүдэн дэх өгөгдлийн зэрэгцүүлэлтийг шалгах явдал юм. Өгөгдмөлөөр, текст өгөгдлийг Excel болон Google Sheets дээр зүүн тийш, тоон өгөгдлийг нүдэнд баруун тийш зэрэгцүүлнэ.
Хэдийгээр энэ өгөгдмөл тохируулгыг өөрчлөх боломжтой боловч бүх өгөгдөл болон томьёог оруулсны дараа форматлах хэрэгтэй. Өгөгдмөл зэрэгцүүлэлт нь ажлын хуудсанд өгөгдөл зөв форматлагдсан эсэхийг мэдэх боломжийг олгоно.
Хувь ба валютын тэмдэг
Ажлын хуудсанд өгөгдөл оруулах хамгийн сайн туршлага бол энгийн дугаарыг оруулаад дараа нь тоог зөв харуулахын тулд нүдийг форматлах явдал юм, жишээ нь хувиар эсвэл мөнгөн тэмдэгтээр.
Excel болон Google Sheets нь нүдэнд бичигдсэн тооны тэмдэгтийн хувийн тэмдэгтүүдийг таньдаг. Эдгээр аппликейшн нь долларын тэмдэг ($) эсвэл Британийн фунтын тэмдэг (£) зэрэг нийтлэг мөнгөн тэмдэгтүүдийг, хэрэв та тоон өгөгдөлтэй хамт нүдэнд бичвэл, харин Өмнөд Африкийн Рэнд (R) зэрэг бусад мөнгөн тэмдэгтийг хүлээн зөвшөөрдөг., текст гэж ойлгогдоно.
Болзошгүй асуудлаас зайлсхийхийн тулд дүнг оруулаад мөнгөн тэмдэгтийг бичихийн оронд нүдийг валютаар форматлана уу.
Формула дахь нүдний лавлагаа болон нэрлэсэн мужийг ашиглана уу
Томъёо болон ажлын хуудсыг бүхэлд нь алдаагүй, шинэчлэгдэхийн тулд томьёонд нүднүүдийн лавлагаа болон нэрлэсэн мужуудыг ашиглаж болно.
Нүдний лавлагаа нь A1, B23, W987 зэрэг нүдний баганын үсэг болон мөрийн дугаарын хослол юм. Нүдний лавлагаа нь ажлын хуудасны өгөгдлийн байршлыг тодорхойлдог.
Нэрлэсэн муж эсвэл тодорхойлсон нэр нь ажлын хуудасны нүд эсвэл мужийг тодорхойлоход хэрэглэгддэгээрээ нүдний лавлагаатай төстэй.
Формула дахь өгөгдлийн лавлагаа
Томъёог Excel-д нэмэх, хасах зэрэг тооцоолол хийхэд ашигладаг.
Хэрэв бодит тоонууд дараах томьёонд байгаа бол:
=5 + 3
Өгөгдөл өөрчлөгдөх бүрд та томьёог засах хэрэгтэй. Хэрэв шинэ тоо 7 ба 6 байвал томъёо нь: болно.
=7 + 6
Өөр нэг арга бол, хэрэв та ажлын хуудасны нүднүүдэд өгөгдлийг оруулбал тоонуудын оронд нүдний лавлагаа эсвэл мужийн нэрийг ашиглана уу.
Хэрэв та A1 нүдэнд 5-ыг, A2 нүдэнд 3-ыг оруулбал томъёо нь: болно.
=A1 + A2
Өгөгдлийг шинэчлэхийн тулд та A1, A2 нүдний агуулгыг өөрчлөх боловч томьёог байгаагаар нь хадгална. Excel томъёоны үр дүнг автоматаар шинэчилнэ.
Энэ арга нь ажлын хуудсанд төвөгтэй томьёо агуулж байгаа болон олон томьёо нь ижил өгөгдөлд хамаарах үед хэрэг болно. Дараа нь та зөвхөн нэг байршлын өгөгдлийг өөрчлөх бөгөөд энэ нь эргээд түүнд хамаарах томьёог шинэчлэх болно.
Нүдний лавлагаа болон нэрлэсэн мужууд нь томьёог санамсаргүй өөрчлөлтөөс хамгаалж ажлын хуудсыг аюулгүй болгож, өөрчлөлт хийх өгөгдлийн нүднүүдэд хандах боломжтой болгодог.
Доод шугам
Excel болон Google Sheets-ийн өөр нэг онцлог нь нүдэн дээр дарж томьёоны лавлагаа оруулахын тулд заагчийг ашиглан томьёонд нүдний лавлагаа эсвэл мужын нэрийг оруулах боломжтой юм. Заагч нь нүдний лавлагааг буруу бичих эсвэл мужын нэрийг буруу бичсэнээс үүсэх алдаа гарах магадлалыг бууруулдаг.
Өгөгдөл сонгохдоо нэрлэсэн мужуудыг ашиглах
Холбогдох өгөгдлийн хэсэгт нэр өгснөөр эрэмбэлэх, шүүх өгөгдлийг сонгоход хялбар болно.
Хэрэв өгөгдлийн бүсийн хэмжээ өөрчлөгдвөл нэрийн менежерээр нэрлэсэн мужийг засна уу.
Томъёо агуулсан нүднүүдийг түгжээгүй орхиж болохгүй
Томъёогоо зөв болгох, нүдний зөв лавлагаа ашиглахад маш их цаг зарцуулсны дараа олон хүмүүс тэдгээр томьёог санамсаргүй эсвэл санамсаргүй өөрчлөлтөд өртөмтгий болгож алдаа гаргадаг.
Хэрэв та нүдний лавлагаа эсвэл нэрлэсэн муж ашигладаг бол томьёо агуулсан нүднүүдийг түгжинэ үү. Шаардлагатай бол нүднүүдийг аюулгүй байлгахын тулд нууц үгээр хамгаална уу.
Үүний зэрэгцээ өгөгдөл агуулсан нүднүүдийн түгжээг тайлснаар хэрэглэгчид өөрчлөлт оруулах, хүснэгтийг шинэчлэх боломжтой болно.
Ажлын хуудас эсвэл номыг хамгаалах нь хоёр үе шаттай үйл явц юм:
- Зөв нүднүүд түгжигдсэн эсэхийг шалгана уу.
- Нууц үг нэмж ажлын хуудсыг хамгаална уу.
Өгөгдлөө эрэмбэлэх
Өгөгдлөө оруулж дууссаны дараа эрэмбэлнэ үү. Excel эсвэл Google Sheets дээр эрэмбэлэгдээгүй бага хэмжээний өгөгдөлтэй ажиллах нь ихэвчлэн асуудал биш боловч хүснэгт томрох тусам үр дүнтэй ажиллахад хэцүү болдог.
Ангилсан өгөгдлийг ойлгох, шинжлэхэд илүү хялбар. VLOOKUP, SUBTOTAL гэх мэт зарим функц, хэрэгсэл нь үнэн зөв илэрц гаргахын тулд эрэмбэлэгдсэн өгөгдлийг шаарддаг.
Мөн эхлээд тодорхойгүй байгаа чиг хандлагыг илрүүлэхийн тулд өгөгдлөө янз бүрийн аргаар эрэмблээрэй.
Ангилах өгөгдлийг сонгоно уу
Excel нь таны эрэмбэлэх шаардлагатай тодорхой мужийг мэдэх шаардлагатай бөгөөд хэрэв байгаа бол холбогдох өгөгдлийн хэсгүүдийг тодорхойлно:
- Холбогдох өгөгдлийн хэсэгт хоосон мөр, багана байхгүй.
- Холбогдох өгөгдлийн хэсгүүдийн хоорондох хоосон мөр, багана.
Excel нь мөн өгөгдлийн талбарт талбарын нэр байгаа эсэхийг тодорхойлж, тухайн мөрийг эрэмбэлэхээс хасдаг.
Гэхдээ Excel-д эрэмбэлэх мужийг сонгохыг зөвшөөрөх нь ялангуяа шалгахад хэцүү их хэмжээний өгөгдөлд эрсдэлтэй байж болно.
Өгөгдөл сонгохдоо нэр ашиглах
Өгөгдлийг зөв сонгосон эсэхийг шалгахын тулд эрэмбэлэхээс өмнө мужийг тодруулна уу. Хэрэв та ижил хүрээний өгөгдлийг дахин дахин эрэмбэлэхээр төлөвлөж байгаа бол түүнд нэр өгөх нь хамгийн сайн арга юм.
Та нэрлэсэн өгөгдлийн мужийг эрэмбэлэхдээ нэрийн талбарт нэрийг бичих эсвэл холбогдох унадаг жагсаалтаас сонгоно уу. Excel нь ажлын хуудасны өгөгдлийн зөв хүрээг автоматаар тодруулдаг.
Нуугдсан мөр, баганыг эрэмбэлэх
Excel нь эрэмбэлэхдээ өгөгдлийн далд мөр, багана агуулаагүй тул эрэмбэлэхээс өмнө эдгээр мөр, баганыг харуулах ёстой. Жишээлбэл, хэрэв 7-р мөр нь эрэмбэлэгдсэн өгөгдлийн хүрээнд нуугдсан бол энэ нь 7-р эгнээ хэвээр үлдэх бөгөөд эрэмбэлэгдсэн өгөгдлийн зөв байршилд шилжихгүй.
Өгөгдлийн баганад мөн адил хамаарна. Мөрөөр эрэмбэлэх нь өгөгдлийн баганыг дахин эрэмбэлэх бөгөөд эрэмбэлэхийн өмнө В баганыг нуусан бол эрэмбэлэхийн дараа В багана хэвээр үлдэнэ.
Дугаарыг дугаараар хадгалах
Бүх тоог тоогоор форматласан эсэхийг шалгана уу. Хэрэв үр дүн таны хүлээж байсан шиг биш бол баганад тоогоор биш текст хэлбэрээр хадгалагдсан тоонууд байж болно. Жишээлбэл, зарим нягтлан бодох бүртгэлийн системээс импортолсон сөрөг тоо эсвэл толгойн тэмдэгтэй (') оруулсан тоог текст хэлбэрээр хадгална.
Өгөгдлийг A-Z эсвэл Z-A товчлуураар хурдан эрэмбэлэх үед асуудал буруу болж магадгүй. Хэрэв өгөгдөлд хоосон мөр эсвэл хоосон багана байгаа бол зарим өгөгдлийг эрэмбэлэх ба зарим нь эрэмбэлэхгүй. Ангилахаасаа өмнө өгөгдлийн хүрээг зөв сонгосон эсэхээ шалгах хамгийн хялбар арга бол түүнд нэр өгөх явдал юм.
Хэрэв нэг нүд сонгосон бол Excel нь сонголтыг муж болгон өргөтгөнө (Ctrl+ Shift+ дарахтай адил юм. 8 ) нэг буюу хэд хэдэн хоосон багана, мөрөөр хязгаарлагдсан. Дараа нь сонгосон муж дахь эхний мөрөнд толгой хэсгийн мэдээлэл байгаа эсэхийг шалгана.
Баганын толгой хэсгийг Excel гарчиг болгон хүлээн зөвшөөрөхөөс өмнө хатуу удирдамжийг хангасан байх ёстой. Жишээлбэл, толгойн мөрөнд хоосон нүд байвал Excel үүнийг толгой биш гэж үзэж болно. Үүний нэгэн адил, хэрэв толгойн мөр нь өгөгдлийн муж дахь бусад мөрүүдтэй адил форматлагдсан бол Excel толгой хэсгийг танихгүй байж магадгүй юм. Нэмж дурдахад хэрэв өгөгдлийн хүснэгт нь текстээс бүрдэх ба толгойн мөрөнд текстээс өөр зүйл байхгүй бол Excel толгойн мөрийг танихгүй; толгой мөр нь Excel-ийн өөр өгөгдлийн мөр шиг харагдаж байна.
Excel зөвхөн мужийг сонгосны дараа эрэмбэлэх ба Excel нь толгойн мөр байгаа эсэхийг тодорхойлно. Эрэмбэлэх үр дүн нь Excel мужын сонголт болон толгойн мөрийг зөв тодорхойлсон эсэхээс хамаарна. Жишээлбэл, Excel нь толгойн мөр байхгүй гэж үзвэл толгойг өгөгдлийн үндсэн хэсэгт ангилдаг.
Өгөгдлийн хүрээгээ зөв таньсан эсэхийг шалгахын тулд Ctrl+ Shift+ 8товчлол ашиглан Excel юу сонгохыг харна уу. Хэрэв таны хүлээлттэй таарахгүй бол Эрэмбэлэх харилцах цонхыг ашиглахаасаа өмнө хүснэгтийнхээ өгөгдлийн шинж чанарыг өөрчлөх эсвэл өгөгдлийн мужийг сонгоно уу.
Гарчиг зөв танигдсан эсэхийг шалгахын тулд Ctrl+ Shift+ 8 товчлолыг дарж өгөгдлийн мужийг сонгоод эхний мөрийг харна уу. Хэрэв толгой хэсэгт эхний мөрөнд сонгогдсон нүднүүд хоосон байвал эхний мөр нь хоёр дахь мөр шиг форматлагдсан эсвэл та нэгээс олон толгой мөр сонгосон бол Excel толгойн мөр байхгүй гэж үзнэ. Үүнийг засахын тулд толгойн мөрөнд өөрчлөлт хийж, Excel тэдгээрийг таньсан эсэхийг шалгана уу.
Хэрэв таны өгөгдлийн хүснэгт олон мөрт толгойг ашигладаг бол Excel тэдгээрийг танихад хэцүү байж магадгүй. Excel нь толгой хэсэгт хоосон мөр оруулахыг хүлээх үед асуудал улам бүр нэмэгддэг; Энэ нь үүнийг автоматаар хийх боломжгүй юм. Гэсэн хэдий ч та эрэмбэлэхээсээ өмнө эрэмбэлэх мөрүүдийг сонгож болно. Өөрөөр хэлбэл, Excel-ээс юуг эрэмбэлэхийг хүсч байгаагаа тодорхой зааж өг; Excel танд таамаглал дэвшүүлэхийг бүү зөвшөөр.
Огноо, цагийг текст хэлбэрээр хадгалах
Хэрэв огноогоор эрэмбэлэх үр дүн хүлээгдэж байгаа шиг гарахгүй бол эрэмбэлэх товчлуурыг агуулсан баганад байгаа өгөгдөл нь тоогоор биш текст өгөгдөл хэлбэрээр хадгалагдсан огноо, цагийг агуулж болно (огноо, цаг нь тоон өгөгдөл форматлагдсан).
Дээрх зурган дээр 2014 оны 11-р сарын 5-ны зээлсэн огноог үндэслэн А. Уилсоныхоос дээгүүр байх үед А. Петерсоны рекорд жагсаалтын хамгийн сүүлд бичигдсэн байна. Зээл авсан огноо нь 11-р сарын 5-ны өдөр байна. Гэнэтийн үр дүнд хүрсэн шалтгаан нь А. Петерсоны зээлсэн огноог тоогоор бус текст хэлбэрээр хадгалсантай холбоотой.
Холимог өгөгдөл болон хурдан эрэмбэлэх
Текст болон тоон өгөгдөл агуулсан бичлэгүүдийг хурдан эрэмбэлэх аргыг ашиглах үед Excel нь тоо болон текст өгөгдлийг тусад нь эрэмбэлж, текст өгөгдөл бүхий бүртгэлийг эрэмбэлэгдсэн жагсаалтын доод талд байрлуулна.
Excel нь эрэмбэлэх илэрцэд баганын гарчигуудыг багтааж, өгөгдлийн хүснэгтийн талбарын нэрээр биш зөвхөн өөр нэг текст өгөгдлийн мөр гэж тайлбарлаж болно.
Анхааруулга
Ангилах харилцах цонхыг ашиглах үед, тэр ч байтугай нэг багана дээр эрэмбэлэх үед ч Excel нь текст хэлбэрээр хадгалагдсан өгөгдөлтэй тулгарсан тухай сэрэмжлүүлгийг харуулж, дараах сонголтыг өгдөг:
- Тоо шиг харагдах бүх зүйлийг тоо болгон эрэмбэлэх.
- Текст болгон хадгалсан тоо болон тоонуудыг тусад нь эрэмбэлэх.
Эхний сонголт нь текст өгөгдлийг эрэмбэлэх үр дүнгийн зөв байрлалд байрлуулна. Хоёрдахь сонголт нь хурдан эрэмбэлэхтэй адил эрэмбэлэх үр дүнгийн доод хэсэгт текст өгөгдөл агуулсан бичлэгүүдийг байрлуулна.
