Онлайн харилцааны аргууд олширч байгаа хэдий ч 2019 онд өдөр бүр 300 тэрбум орчим имэйл илгээгдсэн цахим шуудан хамгийн алдартай хэвээр байна. Та цахим шуудангаар цоо шинэ хүн эсвэл үүнийг хэдэн арван жилийн турш ашиглаж байгаа эсэхээ шалгаарай. имэйлийн ёс зүйн дүрмийг дахин дагаж мөрдөөрэй.
Илгээхээсээ өмнө мессежээ шалгана уу
Хүлээн авагчийн хаягийг оруулсны дараа тохирох гарчиг үүсгэж, мессежээ бичиж, хэд хэдэн баримт бичгийг хавсаргасны дараа буцаж очоод бүх зүйлийг зөв хийсэн эсэхээ шалгана уу:
- Зурвасыг шалгана уу. Тодорхойгүй зүйл байна уу? Ямар нэгэн дүрмийн алдаа, үсгийн алдаа байна уу? Та хэлэхийг хүссэн бүхнээ хэлсэн үү?
- Эх сурвалжаа шалгана уу. Гадны эх сурвалжийн холбоос таны утгыг тодруулах уу? Холбоос нь таны хүлээн авагчид вэб сайтыг хурдан олоход туслах уу?
- Хүлээн авагчийн нэрийг харна уу. Та мессежийг харах шаардлагатай чухал хүнийг мартсан уу? Та мессежийг харах ёсгүй хүн нэмсэн үү?
- Хаягаа хараарай. Хэрэв танд нэгээс олон байгаа бол тухайн мессежийн зорилгод хамгийн тохиромжтойгоос нь мессеж илгээхээ мартуузай.
- Зурвасны тэргүүлэх чиглэлийг тодорхойлох. Зурвасыг чухал гэж тэмдэглэх шаардлагатай юу?
- Дэмжих бичиг баримт нэмэх. Та хавсралтыг мартсан уу?
Бүгдэнд битгий хариул
Та бүлгийн имэйлд хэзээ, хэзээ бүгдэд нь хариу бичихгүй байхаа мэдэх ёстой. Хэрэв анхны имэйлд байгаа хүн бүр (таны хариулж буй имэйл) юу хэлэхээ мэдэх шаардлагатай бол Бүгдэнд нь хариулах командыг ашиглана уу.
Жишээ нь, А хүн танд болон Б хүн рүү имэйл илгээж, даргынхаа 10 жилийн ойг компанитай хэрхэн тэмдэглэх талаар санаагаа гаргаж ирдэг. Таны хариулт А болон В хүний аль алинд нь хамааралтай тул бүгдэд нь хариулах гэснийг ашиглан хоёуланд нь хариулна уу.
Хэрэв хэн нэгэн танд болон өөр 20 найз руу имэйлээр үдэшлэгийн урилга илгээсэн бол таны хариулт бусад имэйл хүлээн авагчид хамааралгүй тул зөвхөн анхны илгээгч рүү хариу илгээхийн тулд Хариултыг ашиглана уу.
Үр дүнтэй сэдвийн мөр бичих
Имэйлийн сэдвийг сайн бичих гол түлхүүр нь таны мессежийн мөн чанарыг товч тусгасан эсэхийг шалгах явдал юм. Энд хэдэн жишээ байна:
- Борлуулалтын хурал 3:00 болж өөрчлөгдсөн
- Halloween үдэшлэгийн урилга
- Вэб сайтын текст засвар
- Энэ долоо хоногийн шилдэг 20 видео сонголт
- Таны шинэ гишүүнчлэлийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл
- Таны уулзалтыг баталгаажуулж байна
- Хөрөнгө босгох арга хэмжээний сайн дурынхны хүсэлт
Гарчгийн мөрийг илүү үр дүнтэй болгохын тулд хүлээн авагчаас авахыг хүсэж буй үйлдлээ оруулна уу:
- Halloween үдэшлэгийн урилга - 5-р сарын 11 гэхэд хариу илгээнэ үү
- Вэб сайтын текст засвар - Мягмар гараг гэхэд зөвшөөрөл авах шаардлагатай
Доод шугам
Та хэн нэгнээс имэйл илгээхдээ шинэ хүлээн авагчид яагаад үүнийг хийж байгаагаа тайлбарлаж, тэднээс ямар ашиг тус хүртэхийг хүлээж байгаагаа тайлбарла. Жишээ нь, үйлчлүүлэгч Жэй танд асуулт илгээж, та хариултыг нь мэдэхгүй байна гэж бодъё. "Сара, Жэй мобайл төхөөрөмжөөсөө манай портал руу нэвтрэх үйл явцыг мэдэхийг хүсч байна. Дэлгэрэнгүйг доороос үзнэ үү. Та тусалж чадах уу?" гэсэн зурвасыг хамтран зүтгэгч Сара руугаа илгээнэ үү.
Яагаад CC гэдгийг тайлбарлана уу
Хэрэв та хэн нэгнийг цахим шуудангийн мессеж дээр cc-ээр тэмдэглэсэн бол үндсэн хүлээн авагчид яагаад ингэж байгаагаа тайлбарлана уу. Жишээлбэл, Женна танай номын клубт элсэхийг хүсч байгаа бөгөөд та түүнд энэ тухай мэдээлэл илгээж байна гэж бодъё. Та номын клубын ахлагч Аннтай харилцаж, Женнад "Би таны удирдагч Анныг дуудаж байна, тиймээс тэр миний танд юу илгээж байгааг харж, орхисон бүх зүйлийг бөглөх болно" гэж бичнэ." Таныг энэ үйл явцыг ашиглах үед Анн яагаад мессежийн хуулбарыг хүлээн авч байгаагаа мэддэг.
Доод шугам
Имэйл зурвасууд шуудан эсвэл спам шүүлтүүрт алга болж болно. Эелдэг байдлын үүднээс, ялангуяа чухал мессежүүдтэй (хавсралттай эсвэл эцсийн хугацаатай холбоотой гэх мэт) илгээгчид имэйл хүлээн авсан тухайгаа мэдэгдэхийн тулд богино тэмдэглэл бичээрэй. Жишээлбэл, хэрэв таны дарга танд шинэ төсөл илгээх юм бол "Ойлголоо, би маргааш эхэлнэ" гэж хариулна уу.
Товчилсон үгийг бага ашиглаарай
Хүн бүр товчилсон үг бүрийг мэддэггүй тул аль болох цөөн, зөвхөн хүлээн авагч юу гэсэн үг болохыг мэдэж байгаа үед л хэрэглээрэй. Бизнесийн цахим шуудангийн захидал харилцаанд түгээмэл хэрэглэгддэг хэд хэдэн товчлол байдаг. Энд цөөн хэдэн байна:
- ASAP: Аль болох хурдан
- BTW: Дашрамд хэлэхэд
- EOD: Өдрийн төгсгөл
- EOM: Мессежийн төгсгөл (ихэвчлэн дагах и-мэйл байхгүй гэж гарчиг хэсэгт ашигладаг)
- EOW: Долоо хоногийн сүүл
- FYI: Таны мэдээлэлд зориулав
- IMO: Миний бодлоор
- OOO: Оффисгүй
- Y/N: Тийм эсвэл Үгүй
Доод шугам
И-мэйлдээ нүүрний хувирал, дуу хоолойны контекстийг ойлгодоггүй тул энэ нь элэглэл, хошигнол, ялангуяа таны сайн мэдэхгүй хүлээн авагчидтай харилцахад тийм ч тохиромжтой хэрэгсэл биш юм. Хүлээн авагчтай илүү сайн танилцах хүртлээ мессежээ энгийн бөгөөд шууд илэрхийлээрэй. Хэрэв та үнэхээр өөрийгөө барьж чадахгүй бол инээж байгаа эсвэл инээж буй эмотикон оруулаарай.
Тохиромжтой төгсгөлийг сонго
Заримдаа имэйл мессежийг хэрхэн дуусгахаа мэдэхэд хэцүү байдаг. Нөхцөл байдалд үндэслэн хэдэн зөвлөмжийг энд оруулав:
- Баярлалаа эсвэл Маш их баярлалаа: Хэрэв та тусламж гуйж байгаа бол.
- Хайр эсвэл Тэврэлт: Хүлээн авагч нь найз эсвэл гэр бүлийн гишүүн бол.
- Баяртай эсвэл Шилдэг: Хүлээн авагч нь энгийн танил бол.
- Хүндэтгэсэн: Хэрэв таны мессеж албан ёсны бол.
- Хүндэтгэсэн эсвэл Хүндэтгэсэн: Хэрэв та албан ёсны бизнесийн өнгө аясыг хадгалахыг хүсвэл.
